Unsere Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen dürfen ausschließlich diejenigen Daten speichern, die zur Abwicklung oder Abrechnung notwendig sind! Untersagt ist es, Inhalte von Paketen oder Briefen einzusehen. Ausnahmen bestehen, wenn Empfängerdaten nicht identifizierbar sind oder wenn es eine richterliche Verfügung gibt. Alle am Versand beteiligten Personen müssen sich schriftlich zur Wahrung des Post- und Datengeheimnisses verpflichten.

Häufig geben Zusteller Pakete beim Nachbarn ab, wenn sie den Empfänger nicht antreffen. Aber Achtung: Dadurch kann nicht nur das Briefgeheimnis verletzt und die Abwicklung im Schadensfall erschwert werden. Indirekt erhält der Nachbar auch personenbezogene Daten ohne Zustimmung des Empfängers. Halten Sie sich an die DPD Systemregeln und achten Sie auf die entsprechenden MDE-Meldungen!

Bei der Zustellung eines beschädigten Pakets dürfen keine Fotos, etwa von Personen oder Hauseingängen, gemacht werden. Denn auch das berührt die Privatsphäre. Nur das beschädigte Paket darf fotografiert werden.

Manchmal ist ein Paket so stark beschädigt, dass der Inhalt sichtbar ist oder umverpackt werden muss. In jedem Depot gibt es dafür einen gesicherten Bereich und speziell unterwiesene Mitarbeiter. Auch für diese Pakete gilt das Briefgeheimnis! Beim Umverpacken keine alten Dokumente als Füllmaterial verwenden – eventuelle personenbezogene Informationen könnten auf diesem Weg in die Hände Dritter gelangen.

Listen, Briefe und andere Dokumente mit personenbezogenen Daten dürfen nicht in der blauen Altpapiertonne entsorgt werden. Sie gehören in den Aktenvernichter oder aber in die silberne verschließbare Datenschutztonne.

Die Mitarbeiterdaten zur Lohn- und Reisekostenabrechnung sind stets vertraulich. Nur dazu berechtigte Nutzer dürfen sie einsehen und verarbeiten. Auch bei der Entsorgung und Weitergabe müssen diese Daten ausreichend geschützt sein, zum Beispiel durch verschlüsselten E-Mail-Versand.

Externe Dienstleister wie Werbeagenturen oder ITPartner dürfen personenbezogene Daten nur unter bestimmten Bedingungen verarbeiten. So muss neben der Genehmigung durch den zentralen Einkauf und die zuständige Fachbereichsleitung geprüft werden, ob der Partner die Daten zuverlässig und sicher verarbeiten kann, welches Risiko für die Betroffenen dabei entstehen kann und ein schriftlicher Vertrag oder mindestens eine Vertraulichkeitserklärung vorliegen.

Videoüberwachung erfüllt in unseren Depots mehrere Aufgaben: Sicherung gegen unbefugte Zutritte; Aufklärung von eventuellen Unfällen oder Straftaten, Verfolgung von Paketen sowie Bearbeitung von Transportschäden. Eine Nutzung der Systeme zu anderen Zwecken ist untersagt.

Der Schutz personenbezogener Daten ist DPD, seinen Gesellschaften und Franchisenehmern äußerst wichtig. Das betrifft Daten, die beispielsweise beim Besuch unserer Homepage oder bei der Paketzustellung eingehen, aber ebenso natürlich die Daten unserer Mitarbeiter, Partner und Kunden. Schnell kann man da etwas übersehen – mit schwerwiegenden Folgen. Deshalb erinnert Sie dieses Merkblatt an die wichtigsten Datenschutzregeln. Sie sind bindend für alle Mitarbeiter, Systempartner und Dienstleister. Bitte haben Sie stets ein Auge auf den Datenschutz – bei allen Aufgaben, die Sie tagtäglich für DPD erledigen!

Daten von Mitarbeitern, Systempartnern und Zustellern, Empfänger- und Versenderdaten – personenbezogene Daten fallen bei DPD an vielen Stellen an. Diese Informationen ermöglichen direkt oder indirekt Rückschlüsse auf die sachlichen und persönlichen Verhältnisse der jeweiligen Person. Dies kann das Persönlichkeitsrecht beeinträchtigen. Deshalb ist die Verarbeitung personenbezogene Daten durch die EU-Datenschutz- Grundverordnung und das BDSG-neu streng geregelt. Ganz gleich, wie kritisch diese Daten sind und woher sie stammen: Sie dürfen nur dann erhoben,verarbeitet oder genutzt werden, wenn

• ein Gesetz dies vorsieht,
• die verantwortliche Stelle einen Vertrag oder eine vertragsähnliche Beziehung zum Betroffenen hat,
• der Betroffene der Verarbeitung seiner Daten freiwillig und schriftlich zugestimmt hat oder
• die Daten öffentlich verfügbar sind. Die erhobenen oder verarbeiteten Daten müssen darüber hinaus zweckgebunden sein und für diese Zweckerfüllung auch zwingend erforderlich sein.

Versender- und Empfängerdaten verarbeiten wir gemäß dem Postgesetz (PostG) und der Postdienstdatenschutzverordnung (PDSV). Darin ist genau festgelegt, in welchem Umfang Versender- und Empfängerdaten zum Zwecke der Zustellung verarbeitet werden dürfen. Das schließt auch die Übermittlung der Daten an Dritte ein, sofern das für den Zustellprozess nötig ist.

• Systempartner-, Zusteller- und Versenderdaten nutzen wir gemäß den Verträgen, die wir mit den jeweiligen Parteien geschlossen haben. Maßgeblich sind etwa der Systempartnervertrag oder der Beförderungsvertrag, aber auch Zollbestimmungen und Verordnungen zu Lenk- und Ruhezeiten.
• Mitarbeiterdaten verarbeiten wir aufgrund des § 26 BDSG-neu . Zudem gibt es mit dem Betriebsrat abgestimmte Betriebsvereinbarungen zur Abrechnung der Reisekosten, der Zeiterfassung oder der Lohn- und Gehaltszahlungen.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung und das BDSGneu sichert weitgehende Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu. Daher kann jeder Betroffene auch gegen die Verarbeitung seiner Daten Widerspruch einlegen, die Löschung, Sperrung oder Berichtigung seiner Daten oder Auskunft zu seinen gespeicherten Daten verlangen.

Trotz aller Sorgfalt kann es passieren, dass personenbezogene Daten unzulässigerweise verarbeitet wurden oder bekannt geworden sind. In diesem Fall muss sofort der Datenschutzbeauftragte informiert werden. Er entscheidet zusammen mit der Geschäftsleitung über die weiteren Schritte.

Die Vertraulichkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten gilt es als höchstes Ziel zu gewährleisten. Deshalb werden alle betroffenen Personen bei Einstellung oder vor der Beauftragung auf die Wahrung der Vertraulichkeit nicht nur zum Datenschutz verpflichtet.

Mitarbeiter, die mit der Zustellung von Paketen und Parcellettern betraut sind, müssen ganz besonders auf die Wahrung des Post- und Briefgeheimnisses achten: Alle schriftlichen Mitteilungen zwischen Absender und Empfänger unterliegen dem Briefgeheimnis (Artikel 10Grundgesetz). Das Postgeheimnis schützt alle von der Post übermittelten Sendungen im Zeitraum von der Aufgabe der Sendung bei der Post bis zur Auslieferung an den Empfänger (§ 39 PostG). Administratoren unserer Telefonanlagen haben das Fernmeldegeheimnis zu beachten. Es schützt die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen zwei Parteien. Deshalb dürfen Telefongespräche nicht aufgezeichnet werden, ohne vorab das Einverständnis der am Telefonat Beteiligten einzuholen.

Wo immer möglich, sollten personenbezogene Daten und nur anonymisiert oder pseudonymisiert verarbeitet werden.

Die komplexen Datenschutzbestimmungen sind oft schwer verständlich. Auf unserer Website haben wir deshalb alle wichtigen Informationen für Sie aufbereitet. Wenn Sie unsicher sind, ob etwas datenschutzrechtlich von Belang sein könnte, berät Sie unser Datenschutzbeauftragter gerne. Auch mit allen anderen Datenschutzanliegen wenden Sie sich bitte jederzeit an ihn. [email protected]