.

V DPD zpracováváme různé kategorie osobních údajů různých osob, ale vždy jen v takovém rozsahu, který je nezbytný k dosažení účelu, pro který je zpracováváme. Jestliže níže uvádíme „Rozsah Údajů“, pak se jedná o informativní, maximální výčet. V konkrétním zpracování se rozsah údajů zužuje jen na ty, které skutečně nezbytně musíme zpracovávat k dosažení konkrétního účelu.

• Příkazce, Odesilatel a Příjemce zásilek

Za účelem řádného a prokazatelného poskytnutí Zasílatelských služeb a provedení úkonů s tím spojených, zejména zpracování objednávek, vyzvednutí a doručení Zásilek, fakturaci služeb, vymáhání pohledávek a průkaznosti podnikatelské činnosti DPD, zpracováváme nezbytné identifikační Údaje.

Rozsah Údajů:

Identifikační údaje, Kontaktní údaje (telefony, e-maily) a Jiné nezbytné Údaje k dosažení účelu. U některých služeb může být součástí Identifikačních údajů rovněž Datum narození, nebo Číslo dokladu totožnosti, ale vždy jen tehdy, jestliže je to pro danou službu či úkon opravdu nezbytné.

Pozn.: Při zpracování dat za účelem doručování zásilek, DPD není v postavení Zpracovatele dle čl. 28 GDPR, ale vystupuje jako Správce údajů, který určuje jejich účel a prostředky zpracování (čl. 4 GDPR). Z tohoto důvodu není nezbytné uzavírat s Příkazci tzv. Zpracovatelské smlouvy dle čl. 28 GDPR. Výjimkou jsou služby ověřování věku Příjemce a údaj o datu narození.

Proč v některých případech vyžadujeme nahlédnutí do průkazu totožnosti a opis některých údajů z průkazu totožnosti?

Svým klientům nabízíme mimo základní služby také produkty, které umožňují Odesílateli zásilky získat větší jistotu ohledně totožnosti osoby, které byla zásilka předána. Jedná se o produkty Ověřené předání a Ověření předání 18+. V těchto případech může být zásilka předána pouze osobě, kterou určil Odesílatel zásilky, v případě produktu Ověřené předání 18+ provede DPD navíc kontrolu věku přebírající osoby (za zákonný důvod kontroly věku Příjemce odpovídá Odesílatel, DPD zde vystupuje pouze v roli Zpracovatele).

Při předání takových zásilek provedeme opis posledních 5ti čísel předloženého průkazu totožnosti a v případě ověření věku Příjemce rovněž opis data narození. Jen tak můžeme Odesílateli prokázat a odpovídat za to, že jsme splnili jeho pokyny.

Jiným případem je kontrola totožnosti Příjemce při předávání zásilky na výdejním místě (Pickup). I v tomto případě provádíme ověření totožnosti a záznam části čísla předloženého dokladu, abychom zajistili bezpečné předání zásilky oprávněné osobě a za tuto skutečnost mohli Odesílateli i Příjemci zásilky odpovídat.

Ověření totožnosti při výdeji zásilky na výdejním místě neprovádíme, jestliže nastavení služby s Odesílatelem a výdejním místem umožňuje použití bezpečnostního kódu PIN, který sdělíme oprávněnému Příjemci před tím, než je zásilka připravena k vyzvednutí.

• Dodavatelé a jejich zástupci

Nezbytné identifikační Údaje zástupců našich dodavatelů a partnerů zpracováváme za účelem řádného plnění z uzavřených smluv, nebo ochrany/realizace oprávněných zájmů v obchodním vztahu a podnikání.

Rozsah Údajů:

Identifikační údaje, Kontaktní údaje (telefony, e-maily) a Jiné nezbytné Údaje k dosažení účelu.

• Zaměstnanci jiných zaměstnavatelů

Identifikační Údaje zaměstnanců jiných zaměstnavatelů, kteří plní své pracovní úkoly na pracovištích DPD, nebo jimiž např. dodavatel zajišťuje své smluvní plnění (jestliže je znalost Údajů pro účely tohoto smluvního plnění nezbytná) zpracováváme pouze za účely plnění našich zákonných povinností (např. BOZP a PO), ochrany majetku a oprávněných zájmů DPD, případně komunikace v obchodních vztazích.

Rozsah Údajů: Jméno a příjmení, Kontaktní údaje (telefony, e-maily), Podpisy, Jiné nezbytné Údaje k dosažení účelu. V případě, že pracovní povinnosti jsou plněny na pracovištích DPD, pak to mohou být i Kamerové záznamy, Identifikační fotografie, nebo Jiné údaje, jejichž poskytnutí předpokládá konkrétní smluvní úprava, jako např. GPS souřadnice míst, kde dochází ke skenům Přepravních štítků.

• Osoby v pracovním nebo jiném obdobném poměru vůči DPD

Za účelem řádného plnění práv a povinností v pracovněprávních vztazích, sociálního zabezpečení, daňových povinností, ochrany svého majetku a oprávněných zájmů, zpracováváme identifikační a jiné nezbytné Údaje zaměstnanců nebo brigádníků. Jestliže je to z hlediska právní úpravy nezbytné, pak Údaje zpracovávané za tímto účelem mohou zahrnovat i Údaje jiných osob, které mají pro naplnění právní povinnosti význam, zejména dětí a manželů/manželek těchto osob.

Rozsah Údajů:

Jméno a příjmení, Adresy, Kontaktní údaje (telefony, e-maily), Podpisy, Fotografie, Zákonné informace o zdravotních prohlídkách, Údaje o osobních poměrech a Jiné obdobné Údaje, dále Údaje o průběhu pracovněprávního vztahu, Údaje o využívání pracovních prostředků a pracovní doby apod.

• Návštěvníci webových stránek DPD a Uživatelé on-line aplikací

Za účelem usnadnění funkčnosti webových stránek DPD a on-line aplikací pro uživatele, a také přehledu o jejich fungování a pro jejich ochranu jsou shromažďovány Údaje o návštěvnících webových stránek, ukládaných v tzv. „Cookies“ – malých souborů umožňující DPD uchovávat specifické informace o PC návštěvníků webových stránek během návštěvy webových stránek DPD. Cookies nám pomáhají zjistit frekvenci návštěv, počet návštěvníků a upravovat naše služby tak, aby byly pohodlné a efektivní, mj. identifikovat uživatele při využívání on-line aplikací a uchovat preferovaná uživatelská nastavení. Cookies nemohou proniknout do systému uživatele. Podrobné informace naleznete v sekci Cookies používané na webových stránkách DPD.

Rozsah Údajů:

IP adresy a uživatelská nastavení v on-line aplikacích.

• Adresáti obchodních sdělení

Za účelem nabízení služeb, jiných marketingových a obchodních účelů, stejně jako informování o důležitých skutečnostech souvisejících s činností DPD, zpracováváme kontaktní údaje osob, zastupujících naše smluvní klienty a dále všech ostatních osob, které s tím pro daný konkrétní účel vyslovily souhlas. Kromě Legislativy o ochraně osobních údajů je zde DPD rovněž vázána zákonem O některých službách informační společnosti.

 Rozsah Údajů:

Jméno a příjmení, Kontaktní údaje (e-maily).

• Osoby vstupující do monitorovaných prostor DPD

Prostory DPD, kde dochází k manipulaci s balíky, jsou monitorovány kamerovým systémem se záznamem, a to především z důvodu bezpečnosti. Jestliže tedy do těchto prostor vstupujete, Vaše podoba může být zachycena kamerovým systémem. Pořizování kamerových záznamů má v DPD CZ přísný režim a záznamy jsou přístupné pouze omezenému okruhu zaměstnanců, a to jen pro účely šetření bezpečnostních incidentů. Záznamy jsou obecně uchovávány po dobu 60 dní na zabezpečených serverech. Monitorované prostory jsou řádně označeny informačními tabulkami.

Rozsah Údajů:

podoba a jednání osob pohybujících se v monitorovaných prostorách

• Jiné osoby

V různých oblastech činnosti DPD může docházet k situacím, kdy je nutné zpracovávat Údaje osob, které nelze předem jednotně kategorizovat. V takových případech zpracováváme Údaje vždy pouze v rozsahu nezbytně nutném k dosažení konkrétního účelu zpracování a v řízeném režimu.

Rozsah Údajů:

 Specificky k danému účelu, se zřetelem na princip „minimalizace Údajů“.

 

Zpracování osobních údajů prostřednictvím zákaznické linky

Dovolujeme si Vás informovat, že hovor na telefonní číslo zákaznické linky je nahráván. Zavoláním na zákaznickou linku a pokračováním v hovoru souhlasíte se zpracováním svých osobních údajů za účelem dokumentace Vašeho dotazu, požadavku či stížnosti, a pro využití Vámi sdělených informací při dalším řešení. Vaše osobní údaje jsou v tomto případě zpracovávány na základě souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Cookies jsou malé soubory obsahující informace, umožňující DPD uchovávat a analyzovat specifické informace o preferencích návštěvníků webových stránek během návštěvy webových stránek DPD. Cookies se, po potvrzení vašeho souhlasu s jejich zpracováním, při návštěvě webové stránky stahují do vašeho zařízení.

Při dalších návštěvách webových stránek DPD se soubory cookies rozpoznají, díky čemuž umožňují uchovat vaše specifická nastavení, nebo vám nabízet adresný obsah odpovídající vašim uživatelským preferencím.

Informace generované cookies zahrnují anonymizovanou IP adresu návštěvníka stránek a jsou přenášeny na servery provozovatelů služeb, kteří jsou uvedeni níže. Tyto servery jsou umístěny v EU nebo v USA a zaručují plný soulad s právními požadavky. Provozovatelé služeb mohou informace předávat Třetím stranám jen tehdy, jestliže to připouští platná právní úprava.

Přehled typů cookies používaných na webových stránkách DPD

a. Cookies nezbytné pro provoz webových stránek

Jsou nastavení, která jsou nezbytná pro samotnou správnou funkčnost webových stránek. Tato nastavení nenesou specifickou informaci o uživateli. To se týká rovněž cookies, které shromažďují informace o uživatelských preferencích návštěvníka webové stránky, avšak neumožňují jeho individuální identifikaci, a proto se na ně nevztahuje ochrana poskytovaná osobním údajům.

b. Cookies se specifickými uživatelskými nastaveními

Jsou cookies, jejichž pomocí se uchovávají informace o uživatelských nastaveních a pohybu na webových stránkách. Tím přispívají ke zvyšování komfortu uživatele a zefektivňují používání webových stránek.

Tyto cookies nezaznamenávají a nemonitorují žádné aktivity uživatele při návštěvě jiných webových stránek.

K provozu cookies a dosažení účelu, pro které jsou využívány, využíváme služby:

• Provozované společností Hotjar Ltd., Dragonara Business Centre, Paceville St Julian's STJ 3141, Malta. Typy cookies zpracovávaných společností Hotjar jsou dostupné na následujícím odkazu: https://help.hotjar.com/hc/en-us/articles/115011789248-Hotjar-Cookies

c. Remarketing

Cookies shromažďují informace o preferencích uživatele při vyhledávání a podle toho cílí reklamní sdělení relevantní k zájmům uživatele.

Účelem tohoto zpracování je poskytnout uživateli obsah odpovídající jeho možným preferencím, čímž je zvyšován uživatelský komfort. Cookies si zapamatují, že uživatel stránku navštívil a tuto informaci pak sdílejí s dalšími subjekty v rámci webových služeb.

Jaké služby využíváme k výše uvedeným účelům?

K provozu cookies a dosažení účelů, pro které jsou využívány, využíváme služby:

• provozované společností Google Inc., Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Typy cookies zpracovávaných společností Google jsou dostupné na následujícím odkazu: https://policies.google.com/technologies/types

• provozované společností Facebook Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA. Tyto služby se týkají pouze uživatelů s aktivním účtem na Facebooku. Zásady zpracování cookies společností Facebook jsou dostupné na následujícím odkazu: https://www.facebook.com/policies/cookies

Jak může uživatel zamezit používání cookies z webových stránek DPD?

Uživatel může zabránit stahování cookies do svého zařízení, případně již stažené cookies kdykoli vymazat. Protože postup se může lišit v závislosti na používaném prohlížeči, typu přístroje apod., doporučujeme využít postupy doporučované přímo producenty produktu, který uživatel využívá.

Informace o přesném postupu lze snadno získat např. zadáním dotazu „Jak vymazat cookies“ do jakéhokoli internetového vyhledávače.

Zabránit shromažďování a užívání cookies v jednotlivých službách lze i podle postupů nabízených přímo jednotlivými poskytovateli, např.:

Google

• na adrese https://tools.google.com/dlpage/gaoptout naleznete postup, jak kdykoli ukončit záznam Vašich dat využívaných pro analytické účely.

• na adrese https://support.google.com/accounts/answer/2662922#stop_goog_p13n najdete informace o postupu vypnutí shromažďování informací, umožňujících personalizované reklamy.

Facebook

• na adrese https://www.facebook.com/business/help/1415256572060999 najdete doporučení postupu k vypnutí personalizovaných reklam na Facebooku

Hotjar

• na adrese https://www.hotjar.com/privacy/do-not-track/ naleznete postup, jak kdykoliv ukončit záznam Vašich dat využívaných pro analytické účely.

V DPD ukládáme data na speciálně chráněných serverech. Přístup k těmto serverům je povolen pouze oprávněným osobám, které jsou zodpovědné za technické, obchodní a ediční záležitosti týkající se těchto serverů. Máme definována a provedena nutná technická a organizační opatření, abychom mohli garantovat bezpečnost Vašich Údajů.

Veškerá technická zařízení (hardware), na kterých Údaje zpracováváme, podléhají jasně definovaným politikám zajišťujícím jejich bezpečné a oprávněné používání. Jejich uživatelé jsou k dodržování bezpečnostních politik školeni a motivováni systémem vnitřní kontroly.

Datové transfery jsou rovněž zabezpečeny vhodnými technickými omezeními, která odpovídají významu procesovaných Údajů.

Údaje samozřejmě zpracováváme i zachycené na externích nosičích, ať už se jedná o nosiče elektronické (USB, DVD apod.), nebo tištěné dokumenty. I v těchto případech jsou jasně stanovena pravidla nakládání s takto zachycenými Údaji, k jejichž dodržování jsou osoby, které s nimi přicházejí do styku, školeny, nebo jsou k tomu smluvně či legislativně zavázány.

Naší prioritou je ochrana Údajů před ztrátou, paděláním, manipulací, zneužitím nebo neoprávněným přístupem.

Vaše údaje využíváme a zpracováváme pouze pro deklarované účely, související s naší podnikatelskou činností. Neposkytujeme Údaje, které zpracováváme, nikomu a za žádnými jinými účely, které nesouvisí s poskytováním našich služeb s výjimkou následujících případů.

a. Plnění zákonných povinností

V případech, které předpokládá právní řád, jsme povinni zpracovávané Údaje, zpravidla na výzvu, nebo podle podmínek stanovených zákonem, předat oprávněným subjektům. Jde např. o správní orgány a úřady, instituce sociálního a zdravotního zabezpečení, auditorské společnosti apod.

b. Nepůvodní Správci

V konkrétních případech, kdy je to nezbytné pro plnění smluvního závazku nebo dohody, musíme předat v nezbytné rozsahu Údaje jinému subjektu, který sám stanovuje účel a prostředky zpracování Údajů, tedy je sám Správcem údajů apod. Pokud předáváme Údaje jinému Správci, činíme tak vždy transparentně a řádně Vás o tom předem informujeme. Typickým příkladem jsou třeba zaměstnanecká pojištění, nebo smlouvy s telefonními operátory, které na žádost zaměstnance zahrnují i soukromé číslo.

c. Zpracovatelé údajů

Pod pojmem Zpracovatelé údajů jsou myšleny subjekty, kterým v řízeném režimu Údaje poskytujeme ke zpracování, tj. k provedení určité operace nezbytné pro dosažení účelu, pro který DPD údaje shromáždila.

Těmito Zpracovateli jsou zejména:

i. Smluvní Dopravci

Podnikatelé, kteří pro DPD na základě uzavřené smlouvy realizují fyzické vyzvednutí a doručení Zásilek.

Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační a Kontaktní údaje Odesilatelů a Příjemců Zásilek.

ii. Spolupracující společnosti ve skupině DPD Group a partneři zúčastnění na přepravě

U mezinárodních služeb je nezbytné zajistit doručení/tranzit Zásilek v zahraničí, a to organizační součástí sítě DPD Group, která obsluhu dané země zajišťuje.

Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační a Kontaktní údaje Odesilatelů a Příjemců Zásilek.

iii. Poskytovatelé ICT služeb

V nezbytném rozsahu mohou být Údaje řízeně zpřístupněny rovněž poskytovatelům ICT služeb, a to především:

• využívaných k efektivnímu poskytování služeb DPD, zejména optimalizace procesů doručení, zajištění služeb notifikací, zajištění transferu dat o Zásilkách, odplácení Doběrečného apod.

  Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační a Kontaktní údaje Odesilatelů a Příjemců Zásilek, Identifikační údaje uživatelů on-line aplikací.

• využívaných k podpoře vnitrofiremních procesů DPD, zejména vnitrofiremní komunikace, předávání a zpracovávání informací a výkonu správních činností.

  Rozsah zpracovávaných údajů: Údaje obsažené ve firemních informačních systémech.

• využívaných k uchovávání dat po dobu archivačních lhůt, analytické a statistické účely.

  Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační a Kontaktní údaje Příkazců, Odesilatelů a Příjemců Zásilek.

iv. Dodavatelé servisních služeb

Jsou společnosti, které se v omezeném rozsahu podílejí na podpoře některých činností DPD, při nichž mohou přicházet do styku s Údaji. Typickými příklady jsou dodavatelé, kteří zajišťují nakládku a třídění zásilek.

Rozsah zpracovávaných údajů: Údaje obsažené na přepravních štítcích Zásilek.

v. Dodavatelé služeb v oblasti péče o zaměstnance

Pro účely servisu našim zaměstnancům, zejména procesování a výplaty mezd a firemních benefitů, zajištění nezbytné pracovně právní agendy a plnění zákonných povinností, jsou Údaje o zaměstnancích řízeně předávány vybraným smluvním partnerům.

Rozsah zpracovávaných údajů: Údaje o zaměstnancích.

Se všemi Zpracovateli Údajů má DPD uzavřeny Zpracovatelské smlouvy, jimiž se Zpracovatelé zavázali naplňovat požadavky Legislativy o ochraně údajů a požadavky na zabezpečení Údajů, které na ně klade DPD.

d. Jiní Příjemci Údajů

Příjemcem Údajů je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o tzv. „třetí stranu“ (tedy fyzickou nebo právnickou osobu oprávněnou ke zpracování Údajů), či nikoli. Takové zpřístupnění přichází v úvahu jen tehdy, jestliže je to nezbytné pro obhajobu práv a právních nároků DPD CZ nebo Subjektů údajů. Může jít např. o poskytnutí dokladů prokazujících hodnotu zásilky pojišťovně nebo osobě odpovědné za poškození zásilky, v rámci uplatnění nároku na náhradu škody.

Údaje, související s poskytováním služeb DPD, jsou předávány do zahraničí, a to pro účely:

a. řádného doručení / tranzitu Zásilek zasílaných v zahraničí. V tomto případě jsou Údaje poskytovány společnosti GeoPost SA, se sídlem na adrese 26 rue Guynemer, 92130 Issy Les Moulineaux, Francie, jejím dceřiným společnostem a pobočkám (DPD Group) a partnerům zúčastněným na přepravě v zemích tranzitu a doručení. Jurisdikce některých zemí tranzitu/určení může v určitých případech zaručovat nižší úroveň ochrany Údajů, než je běžná v EU. V takových případech postupujeme striktně v souladu s Legislativou o ochraně údajů.

b. archivační a statistické účely. V tomto případě jsou Údaje poskytovány ke zpracování společnosti Geopost International Services GmbH & Co. KG, Wailandtstrasse 1, 63741 Aschaffenburg, Německo, která je poskytovatelem služeb správy a ochrany Údajů o přepravě po dobu, po kterou je DPD povinna údaje o přepravě uchovávat, tedy maximálně 10 let od podání Zásilky k přepravě.

c. provozu webových stránek DPD, které využívají Google Analytics, poskytované společností Google. Google analytics využívají Cookies, které pomáhají analyzovat web a jeho využívání. Informace, kterou vygeneruje Cookie o Vaší návštěvě webových stránek, je jako pravidlo přenášena a uchovávána Googlem na serverech ve Spojených státech amerických.