V DPD zpracováváme různé kategorie osobních údajů různých osob, ale vždy jen v takovém rozsahu, který je nezbytný k dosažení účelu, pro který je zpracováváme. Jestliže níže uvádíme „Rozsah Údajů“, pak se jedná o informativní, maximální výčet. V konkrétním zpracování se rozsah údajů zužuje jen na ty, které skutečně nezbytně musíme zpracovávat k dosažení konkrétního účelu.

• Příkazce, Odesilatel a Příjemce zásilek

Za účelem řádného a prokazatelného poskytnutí Zasílatelských služeb a provedení úkonů s tím spojených, zejména zpracování objednávek, vyzvednutí a doručení Zásilek, fakturaci služeb, vymáhání pohledávek a průkaznosti podnikatelské činnosti DPD, zpracováváme nezbytné identifikační Údaje.

Rozsah Údajů:

Identifikační údaje, Kontaktní údaje (telefony, e-maily) a Jiné nezbytné Údaje k dosažení účelu. U některých služeb může být součástí Identifikačních údajů rovněž Datum narození, nebo Číslo dokladu totožnosti, ale vždy jen tehdy, jestliže je to pro danou službu či úkon opravdu nezbytné.

Pozn.: Při zpracování dat za účelem doručování zásilek, DPD není v postavení Zpracovatele dle čl. 28 GDPR, ale vystupuje jako Správce údajů, který určuje jejich účel a prostředky zpracování (čl. 4 GDPR). Z tohoto důvodu není nezbytné uzavírat s Příkazci tzv. Zpracovatelské smlouvy dle čl. 28 GDPR. Výjimkou jsou služby ověřování věku Příjemce a údaj o datu narození.

Proč v některých případech vyžadujeme nahlédnutí do průkazu totožnosti a opis některých údajů z průkazu totožnosti?

Svým klientům nabízíme mimo základní služby také produkty, které umožňují Odesílateli zásilky získat větší jistotu ohledně totožnosti osoby, které byla zásilka předána. Jedná se o produkty Ověřené předání a Ověření předání 18+. V těchto případech může být zásilka předána pouze osobě, kterou určil Odesílatel zásilky, v případě produktu Ověřené předání 18+ provede DPD navíc kontrolu věku přebírající osoby (za zákonný důvod kontroly věku Příjemce odpovídá Odesílatel, DPD zde vystupuje pouze v roli Zpracovatele).

Při předání takových zásilek provedeme opis posledních 5ti čísel předloženého průkazu totožnosti a v případě ověření věku Příjemce rovněž opis data narození. Jen tak můžeme Odesílateli prokázat a odpovídat za to, že jsme splnili jeho pokyny.

Jiným případem je kontrola totožnosti Příjemce při předávání zásilky na výdejním místě (Pickup). I v tomto případě provádíme ověření totožnosti a záznam části čísla předloženého dokladu, abychom zajistili bezpečné předání zásilky oprávněné osobě a za tuto skutečnost mohli Odesílateli i Příjemci zásilky odpovídat.

Ověření totožnosti při výdeji zásilky na výdejním místě neprovádíme, jestliže nastavení služby s Odesílatelem a výdejním místem umožňuje použití bezpečnostního kódu PIN, který sdělíme oprávněnému Příjemci před tím, než je zásilka připravena k vyzvednutí.

• Dodavatelé a jejich zástupci

Nezbytné identifikační Údaje zástupců našich dodavatelů a partnerů zpracováváme za účelem řádného plnění z uzavřených smluv, nebo ochrany/realizace oprávněných zájmů v obchodním vztahu a podnikání.

Rozsah Údajů:

Identifikační údaje, Kontaktní údaje (telefony, e-maily) a Jiné nezbytné Údaje k dosažení účelu.

• Zaměstnanci jiných zaměstnavatelů

Identifikační Údaje zaměstnanců jiných zaměstnavatelů, kteří plní své pracovní úkoly na pracovištích DPD, nebo jimiž např. dodavatel zajišťuje své smluvní plnění (jestliže je znalost Údajů pro účely tohoto smluvního plnění nezbytná) zpracováváme pouze za účely plnění našich zákonných povinností (např. BOZP a PO), ochrany majetku a oprávněných zájmů DPD, případně komunikace v obchodních vztazích.

Rozsah Údajů: Jméno a příjmení, Kontaktní údaje (telefony, e-maily), Podpisy, Jiné nezbytné Údaje k dosažení účelu. V případě, že pracovní povinnosti jsou plněny na pracovištích DPD, pak to mohou být i Kamerové záznamy, Identifikační fotografie, nebo Jiné údaje, jejichž poskytnutí předpokládá konkrétní smluvní úprava, jako např. GPS souřadnice míst, kde dochází ke skenům Přepravních štítků.

• Osoby v pracovním nebo jiném obdobném poměru vůči DPD

Za účelem řádného plnění práv a povinností v pracovněprávních vztazích, sociálního zabezpečení, daňových povinností, ochrany svého majetku a oprávněných zájmů, zpracováváme identifikační a jiné nezbytné Údaje zaměstnanců nebo brigádníků. Jestliže je to z hlediska právní úpravy nezbytné, pak Údaje zpracovávané za tímto účelem mohou zahrnovat i Údaje jiných osob, které mají pro naplnění právní povinnosti význam, zejména dětí a manželů/manželek těchto osob.

Rozsah Údajů:

Jméno a příjmení, Adresy, Kontaktní údaje (telefony, e-maily), Podpisy, Fotografie, Zákonné informace o zdravotních prohlídkách, Údaje o osobních poměrech a Jiné obdobné Údaje, dále Údaje o průběhu pracovněprávního vztahu, Údaje o využívání pracovních prostředků a pracovní doby apod.

• Návštěvníci webových stránek DPD a Uživatelé on-line aplikací

Za účelem usnadnění funkčnosti webových stránek DPD a on-line aplikací pro uživatele, a také přehledu o jejich fungování a pro jejich ochranu jsou shromažďovány Údaje o návštěvnících webových stránek, ukládaných v tzv. „Cookies“ – malých souborů umožňující DPD uchovávat specifické informace o PC návštěvníků webových stránek během návštěvy webových stránek DPD. Cookies nám pomáhají zjistit frekvenci návštěv, počet návštěvníků a upravovat naše služby tak, aby byly pohodlné a efektivní, mj. identifikovat uživatele při využívání on-line aplikací a uchovat preferovaná uživatelská nastavení. Cookies nemohou proniknout do systému uživatele. Podrobné informace naleznete v sekci Cookies používané na webových stránkách DPD.

Rozsah Údajů:

IP adresy a uživatelská nastavení v on-line aplikacích.

• Adresáti obchodních sdělení

Za účelem nabízení služeb, jiných marketingových a obchodních účelů, stejně jako informování o důležitých skutečnostech souvisejících s činností DPD, zpracováváme kontaktní údaje osob, zastupujících naše smluvní klienty a dále všech ostatních osob, které s tím pro daný konkrétní účel vyslovily souhlas. Kromě Legislativy o ochraně osobních údajů je zde DPD rovněž vázána zákonem O některých službách informační společnosti.

 Rozsah Údajů:

Jméno a příjmení, Kontaktní údaje (e-maily).

• Osoby vstupující do monitorovaných prostor DPD

Prostory DPD, kde dochází k manipulaci s balíky, jsou monitorovány kamerovým systémem se záznamem, a to především z důvodu bezpečnosti. Jestliže tedy do těchto prostor vstupujete, Vaše podoba může být zachycena kamerovým systémem. Pořizování kamerových záznamů má v DPD CZ přísný režim a záznamy jsou přístupné pouze omezenému okruhu zaměstnanců, a to jen pro účely šetření bezpečnostních incidentů. Záznamy jsou obecně uchovávány po dobu 60 dní na zabezpečených serverech. Monitorované prostory jsou řádně označeny informačními tabulkami.

Rozsah Údajů:

podoba a jednání osob pohybujících se v monitorovaných prostorách

• Jiné osoby

V různých oblastech činnosti DPD může docházet k situacím, kdy je nutné zpracovávat Údaje osob, které nelze předem jednotně kategorizovat. V takových případech zpracováváme Údaje vždy pouze v rozsahu nezbytně nutném k dosažení konkrétního účelu zpracování a v řízeném režimu.

Rozsah Údajů:

 Specificky k danému účelu, se zřetelem na princip „minimalizace Údajů“.

 

Zpracování osobních údajů prostřednictvím zákaznické linky

Dovolujeme si Vás informovat, že hovor na telefonní číslo zákaznické linky je nahráván. Zavoláním na zákaznickou linku a pokračováním v hovoru souhlasíte se zpracováním svých osobních údajů za účelem dokumentace Vašeho dotazu, požadavku či stížnosti, a pro využití Vámi sdělených informací při dalším řešení. Vaše osobní údaje jsou v tomto případě zpracovávány na základě souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.