Die Rechnungsabteilung für Import- und Exportverzollungen, auch bekannt als "Invoicing Customs Clearance", ist ein wichtiger Bestandteil des Billing & Collection Teams, welches von Ibrahim Bilen geleitet wird. In diesem Blogartikel werden wir Ihnen einen Überblick über die Aufgaben dieser Abteilung geben und Ihnen erklären, wie der Prozess der Rechnungserstellung für Import- und Exportsendungen abläuft.

Was ist Invoicing Customs Clearance?

Invoicing Customs Clearance ist das Team, das sich um die Rechnungsstellung für Import- und Exportsendungen kümmert. Sobald Daten eintreffen, welche für die Erstellung einer Verzollung verwendet wurden, kann die Abteilung mit dem Rechnungserstellungsprozess beginnen und die Rechnungen an Versender, Empfänger oder Versanddepots ins Ausland verfassen. Diese Abteilung ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass einerseits alle vorausbezahlten Abgaben (MwSt. / Zollabgaben) und auch alle ausgeführten Dienstleistungen korrekt in Rechnung gestellt werden.

Zudem ist das Team zuständig, die ganzen Anfragen über die Rechnungen zu bearbeiten. So stehen die Mitarbeitenden täglich mit Versendern und Empfängern in telefonischer oder in schriftlicher Form in Kontakt, um die Anliegen zufriedenstellend zu lösen.

Verwendung von SAP S/4HANA:

Für die Rechnungserstellung nutzen wir das Tool SAP S/4HANA. Mit dessen Hilfe können wir effizient und präzise Rechnungen erstellen, die alle relevanten Informationen und Kostenpositionen enthalten.

Verzollungsabteilungen:

DPD (Schweiz) AG hat verschiedene Verzollungsstandorte. An diesen Standorten werden die Verzollungen der grenzüberschreitenden Sendungen vorgenommen. So sind wir verpflichtet, jede exportierte Sendung aus der Schweiz ins Ausland und auch jede importierte  Sendung aus dem Ausland in die Schweiz zu deklarieren. Für eine Verzollung ist eine vom Versender beigelegte Handelsrechnung massgebend. Anhand der Handelsrechnung wird somit die Verzollung durch den Zolldeklaranten vorgenommen.

Veranlagungsverfügungen:

Wenn eine Verzollung abgeschlossen ist, werden Zollquittungen erstellt. Auf der Schweizer Seite heissen diese Dokumente bei einer Importsendung «Veranlagungsverfügung Zoll» und «Veranlagungsverfügung MwSt.». Daraus kann man die Grundlage der Verzollung lesen und weiter ist das Dokument zudem ein Beleg für eine ordentliche Verzollung.

Bei einer Exportsendung werden auch Veranlagungsverfügungen vom Schweizer Zollamt ausgestellt. Diese «Ausfuhrbelege» bestätigen, dass die Sendung ordnungsgemäss beim Schweizer Zollamt für eine Ausfuhrverzollung angemeldet wurde. Bei der Einfuhr z. B. nach Deutschland werden seitens deutschem Zoll auch nochmals ein Zollbeleg erstellt, der sogenannte «Einfuhrabgabenbescheid». Dieser gilt als Bestätigung, dass die Ware beim deutschen Zollamt für die Einfuhr angemeldet wurde.

Rechnungen und Kosten:

Eine Import- oder Exportrechnung enthält verschiedene Kostenpositionen, die wir folgend erklären möchten. Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Kosten und Verfahren für Import- und Exportrechnungen je nach Verzollungsart, Lieferkondition oder des Empfängertyps (Business oder Privat) variieren können. Daher empfehlen wir, sich bei Fragen direkt an unser kompetentes Team zu wenden.

1. Administrativkosten:

Diese Kosten entstehen bei jeder Rechnungsstellung einer Sendung. Sie decken die Kosten für den Datentransfer zwischen dem Verzollungsbüro, dem Zollamt und der Rechnungsabteilung von DPD ab.

2. Vorlageprovision von mind. CHF 8.00:

Diese Kosten decken die Vorleistung von DPD (Schweiz) AG für die staatlichen Abgaben wie MwSt. und/oder Zollabgaben.

Bei Importsendungen bezahlen wir also bei einer Verzollung die deklarierten Abgaben über unser eigenes ZAZ-Konto (zentralisiertes Abrechnungsverfahren Zoll) im Voraus und belasten es dann - je nach Lieferkondition - an den Importeur oder an den Versender. Sollte der Importeur ein eigenes ZAZ-Konto besitzen und er uns dies mitgeteilt hat, so könnten wir die Abgaben auch direkt seinem ZAZ-Konto belasten (je nach Lieferkondition). In diesem Fall entfällt die Verrechnung der Vorlageprovision.

Ähnlich sieht es bei einer Exportsendung aus, wenn wir die Sendung beim deutschen Zollamt für eine Einfuhr anmelden. Hier besitzt DPD (Schweiz) AG ein Aufschubkonto, kann somit die deklarierten Abgaben direkt dem deutschen Zollamt bezahlen und verrechnet die Abgaben dann je nach Lieferkondition an den Schweizer Versender oder dem ausländischen Importeur weiter zuzüglich der Vorlagenprovision. Auch hier entfällt die Verrechnung dieser Position, wenn der Importeur ein eigenes Aufschubkonto besitzt und er uns dies vorab mitgeteilt hat. So können wir die berechneten Abgaben direkt seinem Aufschubkonto belasten.

3. Verzollungsgebühren:

Diese Kosten decken die Dienstleistung der Verzollung ab. Als Business-Empfänger betragen die Verzollungskosten bei einer Importsendung CHF 33.00 pro Verzollung (unabhängig der Paketanzahl). Als Privatempfänger betragen die Verzollungskosten bei einer Importsendung CHF 18.00 + 3 % des Warenwerts der Sendung (unabhängig der Paketanzahl), aber maximal CHF 200.00.

4. Zolltarife:

In den Verzollungspreisen, welche oben erwähnt wurden, sind bis zu drei verschiedenen Zolltarifen inbegriffen. Sollte eine Verzollung aber aus mehr als 3 verschiedenen Zolltarifen bestehen, wird für jede zusätzliche Zolltarifnummer ein Betrag von CHF 4.00 fällig. Privatpersonen bezahlen dies nicht, da es im Verzollungspreis von CHF 18.00 + 3 % des Warenwertes inkludiert ist.

5. Mehrwertsteuer:

Die MwSt. in der Schweiz beträgt 7.7 % oder 2.5 % für Güter mit dem reduzierten Satz. Gemäss MWSTG (Mehrwertsteuergesetz) müssen die Transport-, Verzollungs- und jegliche Nebenkosten in die Bemessungsgrundlage eingerechnet werden. Sofern noch Zollabgaben auf die Sendung deklariert werden, unterliegen die auch der MwSt.-Kalkulation.

Zoll:

Wenn die Ware nicht präferenzbegünstigt ist, wird auf die Sendung (Schweiz kennt das Gewichtszoll) - je nach Zolltarifnummer - Zollabgaben erhoben. Wenn Sie die Zolltarifnummer Ihrer Ware kennen, so können Sie unter www.tares.ch selber kontrollieren, wie hoch der Zollansatz sein wird.

Wertfreigrenze und Warenobergrenze:

Die Wertfreigrenze von CHF 300.00 gilt ausschliesslich im Reiseverkehr. Beim Importieren von Waren aus dem Ausland gilt das Warenverkehrsgesetz. Es werden keine Zoll- und Mehrwertsteuerbeträge erhoben, sofern der errechnete Betrag weniger als CHF 5.00 je Zolldeklaration ausmacht. Im Internet erworbene Waren sind nach den allgemeinen Vorschriften abgabepflichtig.

Die Warenwertobergrenze (inkl. Transportkosten) für eine mehrwertsteuerbefreite Einfuhr liegt bei:

• CHF 65.00 für Sendungen mit 7.7 % MWST

• CHF 200.00 für Sendungen mit 2.5 % MWST (reduzierter Satz)

Mögliche Lieferkonditionen (Billing Terms):

Die Lieferkonditionen oder Billing Terms werden vom Versender ausgewählt und haben Auswirkungen auf die Kostenverteilung der angefallenen Positionen. Grundsätzlich arbeiten wir mit vier verschiedenen Terms, welche wie folgt aussehen:

Fallbeispiele:

Um den Prozess der Rechnungsabwicklung für Import- und Exportsendungen zu veranschaulichen, betrachten wir die folgenden Fallbeispiele:

Import:

1. Maja wohnt in der Schweiz und hat online auf einer deutschen Website eine neue Handtasche bestellt.

2. Der Online-Shop arbeitet mit DPD Deutschland zusammen.

3. Der Versender verschickt das Paket in die Schweiz und fügt eine Handelsrechnung bei.

4. Der Zolldeklarant macht eine Einfuhrverzollung beim Schweizer Zollamt. Als Grundlage der Verzollung dient die Handelsrechnung des Versenders. Hier gibt der Deklarant auch an, über welches ZAZ-Konto abgerechnet werden soll.

5. Auf Grundlage der Verzollung erstellt das Invoicing Customs Clearance Team die Rechnungen.

6. Je nach Lieferkondition werden die Kosten entweder an den Versender, an Maja oder gegebenenfalls an beide Parteien (Aufteilung der Kosten) verrechnet.

Export:

1. Lars aus München möchte bei unserem Kunden aus der Schweiz etwas bestellen.

2. DPD Schweiz holt das Paket beim Kunden (Versender) inklusive der Handelsrechnung ab, welche der Versender mit der Sendung zur Verfügung stellen muss.

3. Der Zolldeklarant macht eine Ausfuhrverzollung und gleichzeitig auch die Einfuhrverzollung nach Deutschland. Als Grundlage der Verzollung dient die Handelsrechnung des Versenders. Hier gibt der Deklarant auch an, über welches Aufschubkonto abgerechnet werden soll.

4. Auf Grundlage der Verzollung erstellt das Invoicing Customs Clearance Team die Rechnungen.

5. Je nach Lieferkondition werden die Kosten entweder an den Schweizer Versender, an Lars oder gegebenenfalls an beide Parteien (Aufteilung der Kosten) verrechnet.

Wir hoffen, dass dieser Ratgeber-Artikel Ihnen einen klaren Überblick über das Invoicing Customs Clearance Team und den Prozess der Rechnungsabwicklung bei Import- und Exportsendungen gegeben hat. Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.